6 кроків до ефективного планування

Для довгострокових цілей вам потрібен багаторічний план, для короткострокових - квартальний план, а для поточних - щомісячний, тижневий, щоденний. Що насправді важливо при плануванні? Ось 6 найважливіших кроків до успішного планування.

Фахівці тайм-менеджменту радять, плануючи поточні справи, робити це з точки зору тижня, оскільки тиждень надає ширший контекст нашій діяльності. А що враховувати при організації завдань?

Завдяки таблиці часу ви виявите, що вам не потрібно робити все! Тоді ви пізнаєте радість насолоди від вільного часу. Наш особистий та професійний успіх багато в чому залежить від того, як ми організовуємо свій час. Ми самі обираємо спосіб його витрачання, ми також несемо наслідки цих рішень. Для того, щоб з часом добре керувати собою, давайте слідуватимемо сенсу Стівена Р. Кові: «Замість того, щоб зосередитись на правильних діях, ти повинен зосередити свою увагу на правильних діях». На наші рішення щодо використання часу впливають два критерії - терміновість та важливість. Ми часто надаємо значення занадто багатьом завданням. Але правильне визначення пріоритетів - це усвідомлення того, що є найкращим у нашій ієрархії цінностей, а не просто реагування на нагальні питання. Як відрізнити їх один від одного? Терміновість - це критерій, пов’язаний з часом, важливістю для наших цілей. Практичним інструментом, який показує обсяг діяльності та допомагає визначити, що насправді важливо, є часовий графік. Найважливішою умовою ефективних дій та планування є зосередження уваги на квадранті II і одночасне усунення багатьох видів діяльності в I та III, а також ігнорування квадранта IV.

Важливо

Графік роботи: квадрант I.

Він охоплює як важливі, так і невідкладні питання. Це «антикризове управління» - дії стратегічного значення та невідкладні питання. У цьому кварталі ми працюємо, використовуємо свої знання, щоб реагувати на багато ситуацій та приймати виклики. Ми не можемо нехтувати цими питаннями.

Графік роботи: квадрант II

Він охоплює важливі, але не нагальні питання. Це «якісний» квартал, в якому ми управляємо собою: будуємо довгострокові плани, передбачаємо проблеми та запобігаємо їм, розвиваємо свої здібності, відроджуємось, проводимо час із близькими. Чим більше часу ми проводимо в цьому кварталі, тим більше зростає наша здатність діяти. Нехтування діяльністю в ньому розширює квадрант I, який з часом поглинає нас, викликає стрес і вигорання.

Графік роботи: квадрант III

У цьому є невідкладні справи, але не важливі. Це чверть омани, бо галас навколо того, що є терміновим, може створити ілюзію важливості. У цьому квадранті ми виконуємо дії, які є поточними, але важливими для когось іншого, ми виконуємо очікування інших людей, думаючи, що знаходимось у квадранті I.

Графік роботи: квадрант IV

Це не термінові та неважливі справи. Мінімізуючи час, проведений у цьому кварталі, ми виграємо час для справді важливих справ.

1. Ефективне планування: подумайте про своє бачення та місію

Починаючи планувати свою діяльність, подумайте, що найважливіше у вашому житті. Подумайте про своє бачення, що б ви хотіли робити, правила, за якими ви дотримуєтесь (компас!). Як би віддалено це не здавалося, це надзвичайно важливо, оскільки ваші переконання впливають на цілі, які ви ставите перед собою, на рішення, які ви приймаєте, і на те, як ви витрачаєте свій час.

Рефлексія над власною місією є важливою умовою дій відповідно до того, що є важливим, оскільки вона має сильний вплив на здійснення решти заходів, призначених для ІІ кварталу. Якщо вашим життєвим кредо є особистий розвиток, перебування з сім’єю, відкриття цінностей життя чи соціальної діяльності, то, повертаючись до нього час від часу, ви зробите найголовніше, що закарбується у вашій пам’яті. Місія створить основу, в якій ви будете приймати рішення на наступних етапах планування.

2. Ефективне планування: визначте свої ролі

Ролі - це символи обов’язків, стосунків з людьми, діяльності на благо суспільства. Визначення їх чітко створює природну структуру, яка дозволяє нам підтримувати рівновагу. Ролі, які ви виконуєте, засновані на вашій місії. Перелічіть свої ролі на аркуші паперу (наприклад, дружина, мати, студентка, менеджер, директор, член спортивного клубу). Дослідження показують, що поява більш ніж у семи неефективна, тому спробуйте поєднати певні функції, наприклад.Визначення життєвих ролей допомагає бачити життя в цілому - ви бачите, що це не просто робота чи сім’я, а всі вони разом. Описуючи свої ролі, ви помітите "важливі, але не термінові" справи (квадрант II), які зазвичай ігноруються. На додаток до ролей, додайте до щотижневого розкладу «загострення пилки». Це енергія, яку ми повинні вкладати в вдосконалення своїх навичок у чотирьох основних вимірах життя - фізичному, соціальному, інтелектуальному та духовному. Поглинувшись «пилянням» (отримання результатів), ми забуваємо «загострювати пилку» (підтримувати або розвивати здатність досягати результатів у майбутньому). Якщо, наприклад, ми не займаємось спортом (фізична сфера), не розвиваємо знань (соціальна сфера), не стежимо за останніми подіями в нашій галузі (інтелектуальна сфера) або не знаємо, що для нас важливо в житті (духовна сфера), ми можемо "стати тупими ”По дисбалансу.

3. Ефективне планування: Виберіть цілі для кожної ролі

Подумайте про найважливіше, що ви можете зробити в кожній ролі цього тижня для досягнення позитивних результатів. Що важливо, наприклад, як дружина, чоловік, батько, працівник? Під час пошуку занять використовуйте компас, а не годинник, і зосередьтеся на важливому, а не терміновому. Це може бути, наприклад, побачення з чоловіком, більше часу для дитини, збір інформації про курс швидкісного читання, медитація. Поставте собі одну-дві цілі для кожної ролі.

4. Ефективне планування: навчіться приймати рішення

Для того, щоб перекласти цілі ІІ чверті у план дій, ви повинні навчитися приймати правильні рішення протягом тижня. Ми часто намагаємось знайти час для «важливих» занять у І та ІІІ кварталах, які вже наповнені заходами. Ми кидаємось від однієї справи до іншої, довіряємо комусь іншому, відкладаємо, сподіваючись знайти час на найважливіше. Але - як пише Стівен Р. Кові - " справа не в пріоритетності планів, а в плануванні пріоритетів". Уявіть собі широку банку, в яку ви кладете великі камені. Хоча банка заповнена камінням, вона не заповнена, ви можете посипати гравій в щілини. Але правда в тому, що банка все ще не заповнена - ви можете додати пісок, а потім ще трохи води. Наші цілі в ІІ кварталі - "великі камені". Якщо ми спочатку маємо справу з іншими питаннями - водою, піском та гравієм, а потім хочемо вмістити в план великі камені, наші спроби будуть марними. Але якщо ми знаємо, які речі є великими каменями, і розселяємо їх перед усіма іншими, ми побачимо, скільки ми можемо зробити і скільки води, піску та гравію є в порожніх місцях. Ми досягнемо того, що вважаємо важливим, і водночас будемо відповідно «коригувати» інші види діяльності.

5. Ефективне планування: організовуйте кожен день

Ваші щоденні завдання полягають у тому, щоб спочатку робити найважливіші справи, незважаючи на несподівані обставини та виклики цього дня. Іноді вам вдасться реалізувати план, інший раз вам доведеться його змінити, але, приймаючи рішення, покладайтесь на вказівки вашого внутрішнього компаса. Щоб поставити найважливіше на перше місце, вранці:

Уявіть собі курс дня - перегляньте тижневий графік, знайдіть себе, подивіться на цей день у контексті 7 днів. Це допоможе вам належним чином реагувати на несподівані ситуації.

ВСТАНОВИТИ ПРІОРИТЕТИ - позначте свої дії символами кварталів I та II - завдяки цьому ви будете впевнені, що справи третього кварталу не вписуються у ваш графік. Якщо необхідна подальша розстановка пріоритетів, позначте діяльність кварталів І та ІІ більш детально (наприклад, колом).

ВИЗНАЧИТИ ЧАС І ЧАС ЗАДАЧ - відокремте строго приурочені від тих, які можна виконувати в будь-який час доби. Також запишіть обмеження часу для конкретних видів діяльності.

6. Ефективне планування: оцініть свою ефективність

Наприкінці тижня подумайте, яких цілей ви досягли, з якими викликами стикалися, які рішення приймати, чи найважливіші речі ставали на перше місце при виборі. Щотижневий підсумок допомагає уникнути повторення одних і тих самих помилок, він дозволяє бути ефективнішими протягом наступних тижнів.